Főoldal » Megoldásaink » Dokumentum tárolás, archiválás - Első lépések

Dokumentum tárolás, archiválás -
Első lépések

A leghatékonyabb nyilvántartás vezetési rendszer kialakításához kövesse az alábbi 3 egyszerű lépést!

1. lépés: Tudja meg, mije van!

Az első lépés, hogy azonosítson néhány alapvető dolgot dokumentumairól.

Milyen dokumentumai vannak? A legjobb módja annak, hogy könyvvizsgálatot végezzen, hogy listázza a dokumentumokat tipusok és adathordozók (papír, elektronikus dokumentum, film, stb.), tárgy vagy bármi más szerint, ami segít Önnek, hogy jó áttekintést kapjon.

Hol találhatóak? Ellenőrizze az összes lehetséges tároló teret! Kezdje az irodákkal (ellenőrizze az íróasztalokat és szekrényeket), a közös helységekkel, az osztott munkaterületekkel, végül a külsős helyszínekkel (beleértve a telephelyen kívüli üzleteket, ha van ilyen).

Mérje fel a mennyiséget! Készítsen leltárt a mennyiségekről és kötegekről! Mennyi helyet foglalnak el a dokumentumok kategóriánként, és milyen tipusú berendezéseket használ most tárolásukra?

CÉLZOTTSÁG - Ha a nagy mennyiségű régebbi nyilvántartások nehézséget okoznak Önnek, ossza fel a projektet apróbb részekre. Kezdje azokkal a nyilvántartásokkal melyek elsőként halmozódtak fel, majd folytassa a többivel később.

2. lépés: Miért és mennyi ideig van rájuk szüksége?

A következő lépés abban, hogy megerősítse a jogi, szabályozási és üzleti követelményeket, hogy tudja mennyi ideig kell a dokumentumokat megőriznie. Ellenőrizze, hogy cége milyen adatmegőrzési politikát alkalmaz.

Hozzon létre egy ütemtervet, hogy biztosítsa a megőrzési időszakot, ez csökkenti a kockázatát annak, hogy a dokumentumok idő előtt megsemmisítésre kerüljenek. Az időben rendelkezésre álló nyilvántartások minimalizálják/csökkentik a helykihasználást. Dobja ki a dokumentumait biztonságosan, használjon iratmegsemmisítőt, majd hasznosítsa újra, hogy segítse Önt megvédeni adataival való visszaéléstől.

A cél az, hogy minimalizálja/csökkentse a nyilvántartások számát a rendszerben. Ne tartsa meg a dokumentumokat feleslegesen, győződjön meg róla, hogy megtartásuk indokolt. Több ember megtarthatja ugyanazt a dokumentumot, ezért fontos, hogy mindenki részt vegyen a folyamatban és tájékoztatva legyen a dokumentum kezelési rendszerrel kapcsolatban.

3. lépés: A megfelelő tárolás

Az utolsó lépés, hogy kiválassza a megfelelő archiválási megoldást, mely a leginkább megfelel az Ön elvárásainak

Valószínűleg egynél több archiválási megoldásra lesz szüksége.Az archiváló konténerek és egyéb archiváló termékek hatékony módjai, hogy kialakítsa és fenntartsa papíralapú dokumentumai tárolását. Ezeket könnyű felcímkézni és elrendezni, így segít csökkenteni a tárhelyet és a visszakeresési időt.

Fontos, hogy közzé tegyen egy szabályzatot és útmutató dokumentumot, hogy mindenki tisztában legyen a követendő szabályokkal. Időről-időre kísérje figyelemmel annak betartását.