Főoldal » Megoldásaink » Mi az adatkezelés?

Mi az adatkezelés?

Az Adatkezelés meghatározható, mint "A céges adatok rendszerezése és szisztematikus ellenörzése, a cég operatív működéséhez igazítva". Egy dokumentumot kezelni kell átvételtől, vagy kiállítástól kezdve egészen a megsemmisítésig, ezt gyakra úgy is nevezik, mint az Adatkezelés Életszakaszai, amely 4 szintre osztható: aktív, félaktív, archiválandó és megsemmisítendő. A Fellowes az adatok minden életciklusához adatkezelési megoldást nyújt.
Az adat kifejezés magába foglalja a szerződéseket, jelentéseket, kapcsolódó dokumentumokat és minden egyéb anyagot, illetve bámilyen formátumú adatot, média anyagot, akár cégen belül hozták azt létre, akár másik cégtől érkezett.

Miért fontos az Adatkezelés?

Az információ egy alap, de nélkülözhetetlen céges vagyonelem, az állami törvények kimondják, hogy még a legkisebb cégeknek is pontos nyilvántartást kell vezetniük adataikról meghatározott időszakokat illetően (könyvelési, audit, adózási, nyugdíj, egészségügyi és biztonsági céllal). A nem megfelelő dokumentum- és adatkezelés miatt a dokumentumok eltűnhetnek, ami akár a működési engedély bevonásához, bírsághoz, börtönbüntetéshez, és végső esetben csődhöz is vezethet, ezért nagyon fontos az adatok megfelelő elrendezése és tárolása, hogy mindig könnyen elérhetőek legyenek, ha szükség van rájuk.
A technológia fejlődésének köszönhetően az információk gyűjtésének és létrehozásának sebessége jelentősen felgyorsult, ami még nagyobb mennyiségű adatot eredményez. Ha ezt nem kezeljük kellő hatékonysággal, az az adatok duplikációjához, a hatékonyság romlásához és növekvő tárolási költségekhez vezethet. Egy hatékony dokumentum- és adatkezelés a költségek mérséklését és a működési hatékonyság javulását eredményezi. 

Egy hatékony Adatkezelési rendszer hogyan képes a vállalati eredményeket javítani?

  1. Az adatok rendszeres megsemmisítése növeli az irodában a szabad teret, és csökkenti a papír tárolásának költségei
  2. Megkönnyíti a törvényi kötelezettségnek való megfelelést, és a vállalat biztonsági előírásainak betartását segíti.
  3. Az adatok tárgy, fontosság és dátum alapú csoportosítása növeli a megbízhatóságot, és egyszerűbbé teszi a visszakereshetőséget, amivel értékes idő takarítható meg.
  4. Nagyobb védelem jelent a véletlenszerű, vagy elhamarkodott adattörlés ellen
  5. Nagyobb biztonság a nélkülözhetetlen adatokok vagy információk számára a vállalat bekövetkező vészhelyzet esetére
  6. Biztosítja az adatok optimális formában és közegben történő tárolását
  7. Segít elkerülni az adatok rossz rendszerezését, és csökkenti a duplikáció lehetőségét
  8. Megteremti a lehetőségét, hogy megfelelő időben, biztonságosan történjen a dokumentumok megsemmisítése.

A Fellowes Bankers Box termékek széles választéka lehetővé teszi az adatok könnyű kezelését. A rendszerező megoldások többsége úgy lett megtervezve, hogy az emelőkaros iratrendező mappához, archiválódobozhoz, lefűző mappához és a függő mappához is használható legyen. Emellett az archiválókonténerekhez a Fellowes azokba beleillő asztali rendezőket is ajánl, ezzel értékes helyet takarítva meg.

Az útmutató a megfelelő tárolórendszer kiválasztásához segít, hogy az Ön rendszerezési és tárolási igényeihez legközelebb álló megoldást válassza.

Amikor a dokumentumok szállítására, kereshetőségére, archiválására van szükség - A Bankers Box® tároló doboz a legjobb választás.