Komoly gondot okozhat az iratmegsemmisítés hiánya.

Személyes és üzleti adatok védelme.

Amikor bűncselekményre gondolunk, elsősorban egy emberrel szemben elkövetett fizikai, erőszakos cselekmények jutnak az eszünkbe, mint a zsebtolvajlás, lopás, vagy betörés. Pedig a XXI. században a bűnözők is egyre kifinomultabb eszközökhöz folyamodnak. Manapság az egyik leggyorsabban terjedő bűncselekmény a személyes, vagy üzleti adatokkal való visszaélés (személyiséglopás), melyhez bizony nem kell, hogy betörjenek otthonába, vagy irodájába.

Személyiséglopás akkor következik be, ha egy személy, vagy vállalat adatait, bizalmas információit egy másik személy eltulajdonítja annak érdekében, hogy azt visszaélésre használja fel. Egy vállalat számára hatalmas károkat okozhat, ha visszaélnek adataival, vagy akár alkalmazottai, vevői, beszállítói adatai kerülnek illetéktelen kezekbe.

Mindezek mellett – 2018. május 25. óta – minden gazdasági szereplő köteles megfelelni a személyes adatok védelmét szabályozó egységes, Európai adatvédelmi rendeletben (GDPR) foglaltaknak, ellenkező esetben súlyos bírságra is számíthatnak.

Súlyos hiányosságok a magyar cégeknél.

Egy 2013-ban elvégzett, majd 2018-ban megismételt kutatás szerint a magyar KKV-k közel 1/3-ánál nincsenek előírások arra nézve, hogy mi a teendő azokkal a dokumentumokkal, melyekre a vállalatnak már nincsen szüksége. Így a már szükségtelen dokumentumok sorsát – függetlenül azok tartalmától – kontroll nélkül a kollégák belátására bízzák. Ezen felül nagyon sok esetben a munkáltató a szükséges eszközöket sem biztosítja a munkavállalók számára.

Forrás: Szinapszis által 2013-ban és 2018-ban végzett kutatás

Forrás: Szinapszis által 2013-ban és 2018-ban végzett kutatás

Ismerős a kép?

Sok helyen tapasztaljuk, hogy a nyomtató sarokban, fénymásoló szobában egy dobozt helyeznek el, mely arra szolgál, hogy a szükségtelen dokumentumokat a kollégák abba tegyék bele, ugyanakkor azok további sorsáról nem gondoskodik a cég. Így amikor valaki elhelyezi az érzékeny információt is tartalmazó dokumentumot a dobozba, a biztonság hamis érzetével távozhat, miközben azt szabadon elviheti a takarító szolgálat, a kollégák, de szinte bárki, akinek bejárása van az irodába.

Sok esetben ez sajnos meg is történik.

 

Amit nem semmisít meg az irodában az könnyen illetéktelen kezekbe kerülhet.

Így fordulhat elő, hogy – egy szintén 2013-ban terepen elvégzett kutatás szerint – a kukában található hulladék közel negyede tartalmazott bizalmas információt, vagy személyes adatokat.

Fontos megjegyezni, hogy a legtöbb esetben nem szándékos visszaélésről van szó.

Mi sem bizonyítja ezt jobban, mint a korábban említett kutatás (kukatúrás) során – a több ezer önéletrajz, banki kivonatok, termékfejlesztési tervek, valamint aláírási címpéldányok mellett –  megtalált óvodai rajz, melynek hátulján szigorúan bizalmas üzleti információk voltak.

 

Gyors, biztonságos, költséghatékony megoldás.

A legnagyobb biztonságot a nyomtató, fénymásoló gép mellé elhelyezett közös használatú iratmegsemmisítő gép nyújtja, hiszen ebben az esetben a már szükségtelen dokumentumon lévő adatot azonnal, 100%-os biztonsággal meg tudjuk semmisíteni.

Javasolt továbbá a felső vezetők irodájában elhelyezni kisebb, személyi iratmegsemmisítő gépet, hiszen ők feltehetően gyakrabban dolgoznak üzleti szempontból érzékeny adatokkal, dokumentumokkal.

Emellett egy iratkezelési szabályzatban célszerű rögzíteni a bizalmas adatokat tartalmazó dokumentumok körét, szabályozni az iratmegsemmisítés folyamatát és kommunikálni azt a munkavállalók felé.

A legjobb védekezés tehát házon belül megsemmisíteni minden bizalmas információt, személyes adatot tartalmazó dokumentumot, melyek így biztosan nem fognak illetéktelen kezekbe jutni.

 

 

Tekintse meg videónkat a KKV-k dokumentumkezelésével, valamint a korábban említett kutatások eredményeivel kapcsolatban!