Az iratmegsemmisítés egyetlen és legfőbb célja, az adatvédelem, ami ebben az esetben a papír alapon tárolt és szükségtelenné vált érzékeny üzleti információk és személyes adatok megsemmisítését jelenti. Ezek elvesztése, illetéktelen kezekbe kerülése a súlyos anyagi veszteségek mellett egyéb jelentős károkat is okozhatnak (reputáció vesztés, bírság, jogi procedúra…stb.) így a döntés során érdemes végig gondolnunk, hogy melyik iratmegsemmisítési eljárás nyújtja a legnagyobb biztonságot cégünk számára.
A válasz egyszerű. Semmi nem lehet biztonságosabb annál, mintha mi magunk semmisítünk meg minden olyan dokumentumot, melyet nem szeretnénk, ha kikerülne az iroda falai közül.
A legtöbb tevékenység hatékonyan kiszervezhető, de van, amit nem érdemes másra bízni!Ha megbízunk valakit (legyen az egy kolléga vagy egy szolgáltató), hogy gondoskodjon bizalmas dokumentumaink megsemmisítéséről, mely egy külső helyszínen zajlik, abban a pillanatban, hogy az iratok elhagyják az irodát, elvesztjük a kontrollt a folyamat felett, a tét pedig túl nagy. A bizalom, vagy a megbízói szerződés enyhíthet ugyan a bizonytalanság érzésén, de mégsem látjuk saját szemünkkel megsemmisülni bizalmas dokumentumainkat. Tegyük fel hát a kérdést magunknak! Egészen biztosak lehetünk abban, hogy a teljes folyamat minden alkalommal hiba nélkül zajlik és az információ nem kerül illetéktelen kezekbe? Ugyanis egy apró emberi hiba egyetlen alkalommal visszafordíthatatlan következményekkel járhat.
1./ Azonnali eredmény:
Az iroda központi helyén, optimális esetben a nyomtató szobában, sarokban elhelyezett iratmegsemmisítő gép használatával azonnal megszabadulhatunk azoktól a dokumentumoktól, melyekre már nincs szükségünk. Így nem kell egy félig nyitott – így bárki számára hozzáférhető – konténerben gyűjtenünk a bizalmas információt tartalmazó dokumentumokat akár 1-2 hétig, várva arra, hogy a szolgáltató számunkra egyébként ismeretlen alkalmazottai megérkezzenek és elszállítsák azt a megsemmisítés helyszínére. A házon belüli iratmegsemmisítés legnagyobb előnye, hogy 100%-ban biztosak lehetünk abban, hogy adataink megsemmisültek, hiszen saját szemünkkel látjuk iratainkat pillanatok alatt apró darabokra hullani, így az adat mások számára többé nem elérhető.
2./ Tökéletes adatbiztonság:
A mai irodai iratmegsemmisítő gépek gyorsak, egyszerűen üzemeltethetőek és tökéletes adatbiztonságot nyújtanak és magunk választhatjuk ki, hogy milyen szintű biztonságot nyújtó iratmegsemmisítő gépet választunk (DIN P-1 – DIN P-7).
A csíkvágás a múlté. A mai iratmegsemmisítő gépek egyetlen oldalt több száz (konfetti), de akár több ezer darabra vágnak (mikro-konfetti), így a ledarált dokumentum többé nem újra építhető. Éppen ezért irodai használatra legalább DIN P-3, vagy annál magasabb biztonságot nyújtó iratmegsemmisítő használata javasolt.
3./ Költséghatékonyság
Saját irodai iratmegsemmisítő használatával jelentősen csökkenthetjük a költségeket, hiszen a berendezés megvásárlása után egyéb költséggel nem kell számolnunk. A gépek alkalmankénti olajozása nem igényel szakértelmet, bárki által 1 perc alatt elvégezhető. Ha ezzel sem akarunk foglalkozni, az automata olajozású gépek elvégzik ezt helyettünk.
Ezzel szemben a külső iratmegsemmisítő szolgáltatás állandó költséget jelent, mely hosszú távon jelentősen növeli az iratmegsemmisítés összköltségét, nem beszélve a korábban említett potenciális kockázatokról.
4./ Design
Az iratgyűjtő konténerek a legkevésbé sem illeszkednek irodája designjához. Ezzel szemben a prémium minőségnek és a kiemelkedő formatervezésnek köszönhetően iratmegsemmisítő gépe tökéletesen kiegészíti irodája hangulatát.
5./ Könnyű, problémamentes üzemeltetés és fenntartás
Az iratmegsemmisítést számtalan kényelmi és biztonsági funkció teszi még egyszerűbbé:
Automata iratmegsemmisítés, mely esetben az összegyűlt papírt a folyamatos adagolás helyett csak be kell helyezni a gépbe, ami lezárás után saját maga gondoskodik azok
megsemmisítéséről.
Az Auto-Oil (automata olajozás) funkció a kellő időben gondoskodik a vágószerkezet megfelelő olajozásáról.
A 100% Jam Proof (100% elakadásmentes) technológia garantálja a tökéletesen elakadásmentes üzemelést.
A SafeSense funkció azonnal megállítja az iratmegsemmisítőt, ha keze az adagoló nyíláshoz ér.
A SilentShred funkció szinte zajtalan üzemelést biztosít.
