Chráňte svoje podnikanie!

Z hľadiska krádeže identity, sú spoločnosti rovnako zraniteľné ako jednotlivci. Môže to byť v podstate čokoľvek, neexistujúca spoločnosť, ktorá zmizne po doručení výrobkov ešte pred zaplatením účtov alebo zneužije dobré meno vášho podnikania a vo vašom mene si zabezpečí úvery, výrobky, služby. Okrem toho, ak nedisponujete zásadami ochrany osobných údajov, podvodníkom môže odhaliť informácie zákazníkov alebo zamestnancov. Vo Veľkej Británii 95% ľudí nie je presvedčených o tom, že spoločnosti ochránia ich osobné údaje pred tým, aby sa dostali do nesprávnych rúk.

Ak je vaša firma zasiahnutá krádežou identity, môže to spôsobiť značné škody nielen vašim partnerom, ale aj dobrému menu spoločnosti a jej najcennejšiemu majetku: značke.

Ako môžem ochrániť svoje podnikanie pred krádežou identity?

Vzdelávanie a povedomie sú prvými dôležitými krokmi pri znižovaní rizika krádeže osobnosti. Je dôležité, aby mali spoločnosti jasné predpisy, a aby dokázali zamestnancov ľahko poučiť, ako môžu prispieť k ochrane svojej vlastnej identity a identity spoločnosti. Proaktivita je nevyhnutná pri predchádzaní krádeže identity, najmä v prípade papierových dokumentov, ktoré je možné ľahko ignorovať, ak sa zameriavate na digitálnu ochranu. Zamyslite sa nad dokumentmi, ktoré každý deň tlačíte – formuláre žiadostí, kópie e-mailov, plány, tabuľky a ešte oveľa viac – popremýšľajte nad tým, čo by sa stalo, keby sa dostali do neoprávnených rúk? Dbajte o to, aby ste vy ani váš tím nenechávali na kancelárskom stole dokumenty a nikdy nevyhadzujte dokumenty bez ich skartovania.

V záujme ochrany pred krádežou identity musia všetci zamestnanci bezpečne uchovávať, spracúvať a skartovať dokumenty. Je dôležité, aby mali spoločnosti jasné predpisy, a aby dokázali zamestnancov ľahko poučiť, ako môžu prispieť k ochrane svojej vlastnej identity a identity spoločnosti. Okrem toho je nevyhnutné, aby mali pracovníci prístup k potrebným nástrojom, ako je napríklad skartovač dokumentov.

Spoločnosť Fellowes ponúka množstvo skartovačov dokumentov pre domácnosť aj kanceláriu. Vyberte si ten, ktorý vám vyhovuje:

Osobné skartovače dokumentov – pre jedného používateľa, pre domácnosti alebo malé kancelárie.

Skartovače do malej a do malej alebo domácej kancelárie – ideálne pre častejšie použitie, kde sa očakáva dlhší pracovný cyklus a väčšia kapacita listov.

Skartovače pre stredné a veľké kancelárie – ideálne pre viac používateľov, v zdieľanom pracovnom prostredí, na skartovanie veľkého množstva citlivých informácií.

Výnimočná bezpečnostná úroveň – ideálna pre skartovanie mimoriadne dôverných dokumentov.

Automatické skartovače dokumentov – ideálne pre tých používateľov, ktorí hľadajú pohodlie automatického skartovania

Doplnkové výrobky – v záujme efektívnosti používajte náš údržbový olej a naše vrecia na zber odpadu rôznej veľkosti.

Niekoľko užitočných tipov, ktoré pomôžu ochrániť vaše podnikanie:

• Vždy dbajte o to, aby ste citlivé, dôverné dokumenty vždy skartovali správne a bezpečne, podľa možnosti skartovačom dokumentov, ktorý ich nareže na konfety. Uistite sa, že čokoľvek, vrátane finančných, osobných údajov, údajov o zákazníkoch a zamestnancoch sa skartuje, predtým ako sa vyhodí. Plány, strategické dokumenty, ktoré sa medzičasom stali nepotrebnými, je tiež vhodné skartovať. Nezabudnite skartovať ani CD disky, predtým ako sa ich zbavíte.
• Dbajte o to, aby boli všetci zamestnanci informovaní o rizikách krádeže identity. Vypracujte jednoznačné zásady na spracúvanie, uchovávanie a zdieľanie citlivých online a offline informácií. V prípade potreby uskutočnite prednášky, školenia, aby ste sa presvedčili o tom, že vaši zamestnanci sú oboznámení s potrebnými krokmi.
• Vždy overte identitu svojich zákazníkov. Referenčné agentúry pre obchodné aj spotrebiteľské úvery ponúkajú širokú škálu riešení na overenie a skontrolovanie existencie a identity zákazníkov.
• Dbajte o to, aby mali všetci zamestnanci prístup ku skartovaču dokumentov. Umiestnite skartovač do blízkosti kopírovacích zariadení/tlačiarní, aby bolo možné prípadné poškodené dokumenty rýchlo a jednoducho skartovať.
• Skontrolujte, či sú dôverné informácie bezpečne uchovávané v uzamykateľnej miestnosti alebo trezore. Uistite sa, že bezpečnostný kód sa každý mesiac zmení.
• Udržiavajte antivírusové softvéry a brány firewall v aktualizovanom stave – obe sú nevyhnutné. Vždy skontrolujte, či sa v dolnej časti obrazovky nachádza tlačidlo uzamknutia, keď odosielate citlivé alebo dôverné informácie na webovú stránku. Takto sa zaisťuje šifrovanie informácií.
• Pred predajom starého počítača alebo pevného disku skontrolujte, či boli údaje z pevného disku úplne vymazané.
• Neposielajte e-mail ani súbory obsahujúce logo spoločnosti pre neznámeho adresáta. Vždy dbajte o to, aby bolo logo na webových stránkach a v e-mailoch chránené, aby nebolo možné ho uložiť vo forme obrázku a používať bez vášho súhlasu.
• Nevyhadzujte ani nedávajte zákazníkom ani dodávateľom prázdny hlavičkový papier a vždy skartujte nepotrebné dokumenty, aby ich zlodeji údajov nemohli použiť.

Tipy pre zamestnancov

• Nikdy nenechávajte papiere v zasadacích miestnostiach, kopírovacích zariadeniach, tlačiarňach, najmä ak obsahujú citlivé informácie.
  
• Po ukončení práce urobte poriadok na svojom stole, uzatvorte dokumenty a všetky prenosné počítačové zariadenia pred odchodom z kancelárie
• Skartuje nepotrebné papiere, CD a DVD disky pred odchodom z kancelárie, nenechávajte ich na svojom stole.
• Kľúče ukladajte na bezpečné miesto, ukryť ich pod vázu alebo nechať na stole nie je veľmi účelné.
• Dávajte pozor na svoje heslo! Nikdy ho nikomu neprezrádzajte a nezapisujte si ho!
• Udržiavajte svoju pracovnú stanicu organizovanú – zabezpečíte tak, že ani náhodou na nej nezabudnete dokument obsahujúci citlivé informácie.