Jediným a najdôležitejším cieľom skartovania dokumentov je ochrana údajov, čo v tomto prípade znamená skartovanie citlivých obchodných informácií a osobných údajov uchovávaných v papierovej forme a medzičasom nepotrebných. Ich strata a možnosť, že by sa dostali do nepovolaných rúk môže popri vážnych materiálnych stratách spôsobiť aj iné závažné škody (strata reputácie, pokuta, súdne konanie, … atď.), preto je potrebné pri rozhodovaní zvážiť, ktorý spôsob skartovania dokumentov poskytuje najväčšiu bezpečnosť pre našu firmu.
Odpoveď je jednoduchá. Nič nemôže byť bezpečnejšie ako to, keď my sami skartujeme všetky dokumenty, ktoré by sme nechceli, aby sa dostali mimo stien kancelárie.
Väčšinu činností je možné nechať efektívne vykonať externe, ale sú také, ktoré sa neoplatí zveriť nikomu inému!Ak niekoho poveríme (nech už to je kolega alebo poskytovateľ služieb), aby sa postaral o skartovanie našich dôverných dokumentov, ktoré sa uskutočňuje na externom mieste, v tom momente, keď dokumenty opustia priestory kancelárie, stratíme kontrolu nad procesom a v stávke je toho priveľa. Dôvera alebo mandátna zmluva síce môžu zmierniť pocit neistoty, ale predsa nevidíme na vlastné oči, ako sa naše dôverné dokumenty zlikvidujú. Položme si teda otázku! Môžeme si byť úplne istí, že celý proces prebehne vždy bezchybne a informácie sa nedostanú do rúk neoprávnených osôb? Pretože jedna maličká ľudská chyba jediný raz môže mať nezvratné následky.
1./ Okamžitý výsledok:
Použitím skartovača dokumentov umiestneného v rohu centrálnej časti kancelárie, v optimálnom prípade v miestnosti s tlačiarňou, sa môžeme okamžite zbaviť dokumentov, ktoré už nepotrebujeme. Takto nemusíme zbierať dokumenty obsahujúce dôverné informácie v napoly otvorenej nádobe, ktorá je prístupná komukoľvek po dobu 1 – 2 týždňov a čakať na príchod zamestnancov poskytovateľa služieb, ktorí sú pre nás inak neznámi, aby ich dopravili na miesto zničenia. Najväčšou výhodou internej likvidácie dokumentov je, že si môžeme byť 100% istí, že naše údaje boli zničené, pretože na vlastné oči vidíme, že sa naše dokumenty rozpadnú na malé kúsky v priebehu niekoľkých sekúnd, takže údaje už nie sú dostupné ostatným.
2./ Dokonalá bezpečnosť údajov:
Dnešné kancelárske skartovače dokumentov sú rýchle, ľahko sa prevádzkujú a poskytujú dokonalú bezpečnosť dokumentov a sami sa môžeme rozhodnúť, skartovač akej bezpečnostnej úrovne si vyberieme (DIN P-1 – DIN P-7).
Rezanie na pásy je minulosťou. Dnešné skartovače dokumentov narežú jedinú stranu na stovky (konfety) alebo aj tisíce (mikro-konfety) kúskov a takto rozdrvený dokument už nie je možné znova poskladať. Práve preto sa na kancelárske použitie odporúča skartovač dokumentov bezpečnostnej úrovne aspoň DIN P-3 alebo vyššej.
3./ Efektivita nákladov
Používaním vlastného kancelárskeho skartovača dokumentov môžeme výrazne znížiť náklady, pretože po zakúpení zariadenia nemusíme počítať s ďalšími nákladmi. Príležitostné namazanie stroje si nevyžaduje odborné znalosti, ktokoľvek ich zvládne za 1 minútu. Ak sa nechceme zaoberať ani týmto, stroje s automatickým mazaním to urobia za nás.
Oproti tomu, služba externého skartovania dokumentov predstavuje stále náklady, ktoré z dlhodobého hľadiska výrazne zvyšujú celkové náklady na skartovanie dokumentov, nehovoriac o potenciálnych rizikách uvedených vyššie.
4./ Dizajn
Nádoby na zber dokumentov sa ani v najmenšej miere neprispôsobia dizajnu vašej kancelárie. Oproti tomu, vďaka prémiovej kvalite a vynikajúcemu dizajnu váš skartovač dokumentov dokonale dopĺňa atmosféru vašej kancelárie.
5./ Ľahká, bezproblémová prevádzka a údržba
Skartovanie dokumentov je vďaka viacerým komfortným a bezpečnostným funkciám ešte jednoduchšie:
Automatické skartovanie, v prípade ktorého je potrebné nahromadený papier namiesto nepretržitého podávania iba vložiť do stroja, ktorý sa po zatvorení sám postará o ich skartovanie.
Funkcia Auto-Oil (automatické mazanie) sa v správnom čase postará o primerané namazanie rezacej jednotky.
Technológia 100% Jam Proof (100% bez zaseknutia) zaručuje dokonalú prevádzku bez zaseknutia.
Funkcia SafeSense okamžite zastaví skartovač dokumentov, keď sa vaša ruka dotkne otvoru na podávanie.
Funkcia SilentShred zaisťuje prevádzku takmer bez hluku.
