Nevykonávanie skartovania dokumentov môže spôsobiť vážne problémy.

Ochrana osobných a obchodných údajov.

Keď myslíme na trestný čin, napadnú nás predovšetkým fyzické a násilné činy spáchané proti nejakej osobe, napríklad vrecková krádež, krádež alebo vlámanie. Avšak v XXI. storočí sa aj zločinci uchyľujú k čoraz sofistikovanejším prostriedkom. Dnes je jedným z najrýchlejšie sa šíriacich trestných činov zneužitie osobných alebo obchodných údajov (krádež identity), ktoré si určite nevyžaduje, aby sa vlámali do vašej domácnosti alebo kancelárie.

Ku krádeži identity dochádza, keď údaje alebo dôverné informácie jednej osoby alebo spoločnosti ukradne iná osoba za účelom ich zneužitia. Spoločnosti môže spôsobiť obrovské škody, ak dôjde k zneužitiu jej údajov alebo ak sa do neoprávnených rúk dostanú údaje jej zamestnancov, zákazníkov a dodávateľov.

Od 25. mája 2018 sú navyše všetky hospodárske subjekty povinné dodržiavať ustanovenia jednotného európskeho nariadenia o ochrane osobných údajov (GDPR) upravujúce ochranu osobných údajov, v opačnom prípade im môžu hroziť vysoké pokuty.

Vážne nedostatky v maďarských spoločnostiach.

Podľa prieskumu uskutočneného v roku 2013 a opakovaného v roku 2018 takmer 1/3 maďarských MSP nemá predpisy týkajúce sa toho, čo robiť s dokumentmi, ktoré spoločnosť už nepotrebuje. Osud dokumentov, ktoré už nie sú potrebné, bez ohľadu na ich obsah, je teda ponechaný na uváženie kolegov bez kontroly. Okrem toho zamestnávateľ v mnohých prípadoch ani nezabezpečuje zamestnancom potrebné nástroje.

 

Je to známy situácia?

Na mnohých miestach zisťujeme, že v rohu kde je tlačiareň a v miestnosti s kopírkou je umiestnená škatuľa, ktorá slúži na to, aby do nej kolegovia ukladali nepotrebné dokumenty, avšak o ich ďalší osud sa spoločnosť nestará. Keď teda niekto do škatule umiestni dokument, ktorý obsahuje aj citlivé informácie, môže odísť s falošným pocitom bezpečia, pričom dokument môže slobodne odniesť upratovacia služba, kolegovia alebo takmer každý, kto má prístup do kancelárie.

V mnohých prípadoch sa to aj stane.

 

Čo nezlikvidujete v kancelárii, môže sa ľahko dostať do neoprávnených rúk.

Takto sa môže stať, tiež na základe prieskumu vykonaného v teréne, že takmer štvrtina odpadu nachádzajúceho sa v koši obsahuje dôverné informácie alebo osobné údaje.

Je dôležité poznamenať, že vo väčšine prípadov ide o ich neúmyselné zneužitie.

Nič to nedokazuje lepšie ako kresba z materskej školy na zadnej strane ktorej sa nachádzali prísne dôverné obchodné informácie, a ktorá bola nájdená v rámci vyššie spomínaného prieskumu (prehliadky košov) spolu s tisíckami životopisov, bankových výpisov, plánov vývoja produktov a podpisových vzorov.

 

Rýchle, bezpečné a nákladovo efektívne riešenie.

Najväčšiu bezpečnosť poskytuje zdieľaný skartovač dokumentov umiestnený vedľa tlačiarne a kopírky, pretože v takom prípade môžeme okamžite skartovať údaje na už nepotrebnom dokumente so 100% bezpečnosťou.

Odporúča sa tiež umiestniť menší, osobný skartovač do kancelárie vrcholových manažérov, pretože oni pravdepodobne pracujú častejšie s údajmi a dokumentmi citlivými z hľadiska obchodu.

V predpisoch spracúvania dokumentov by okrem toho bolo účelné stanoviť rozsah dokumentov obsahujúcich dôverné informácie, regulovať proces likvidácie dokumentov a komunikovať tieto informácie zamestnancom.

Najlepšou obranou je preto likvidácia všetkých dokumentov obsahujúcich dôverné informácie a osobné údaje v rámci spoločnosti, ktoré sa takto určite nedostanú do neoprávnených rúk.